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  • David Sanglier

Covid-19 – Tenue des assemblées générales à huis clos : les bonnes pratiques formulées par l’AMF

Dans un communiqué du 27 mars 2020, l’AMF informe les sociétés de la possibilité de tenir leur assemblée générale à huis clos et formule à l’attention des émetteurs des bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer la bonne information des actionnaires sur les modalités de tenue de telles assemblées.

L’AMF a rappelé que l’ordonnance no 2020-318 du 25 mars 2020 autorise les sociétés à tenir leur assemblée générale à huis clos, c’est-à-dire sans la présence des actionnaires.

L’ordonnance précise que les sociétés cotées ayant déjà procédé à la convocation d’une assemblée physique pourront transformer celle-ci en assemblée tenue à « huis clos » en informant leurs actionnaires par voie de communiqué de presse, sans avoir besoin de renouveler les formalités de convocation.

Pour celles n’ayant pas encore accompli les formalités de convocation, l’ordonnance ne prévoit pas la publication d’un communiqué, mais l’AMF en recommande la publication même si les actionnaires seront informés de cette décision via les documents de convocation.

Communication claire, précise et accessible sur les modalités de tenue de l’AG à huis clos

L’AMF invite les émetteurs à mettre en place, le plus tôt possible en amont de l’assemblée générale « à huis clos », une communication claire, précise et accessible à l’intention de l’ensemble des actionnaires concernant :

  • - les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale dans le contexte de crise sanitaire (rappelant que l’assemblée se tiendra à huis clos) ;

  • - les différentes modalités d’information des actionnaires (et notamment de consultation des documents relatifs à l’assemblée générale, y compris la liste des actionnaires) ;

L’AMF recommande aux émetteurs de permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à communication » en leur adressant sur demande et par e-mail une copie des documents qui ne sont pas accessibles sur le site internet de l’émetteur.

  • - les différentes modalités de participation possibles ;

L’émetteur pourra préciser, le cas échéant :

– les modalités pour poser des questions en amont de l’assemblée générale ;

- l’impossibilité de poser des questions pendant l’assemblée générale ;

– ou encore, l’impossibilité de proposer des « résolutions nouvelles » pendant l’assemblée générale.

– et les différentes modalités de vote disponibles, en précisant, sur leur site internet et dans leurs communiqués relatifs à l’assemblée générale, le traitement qui sera fait des mandats de vote dans ce contexte.

L’AMF encourage les émetteurs à permettre aux actionnaires de voter sur internet via une plateforme de vote sécurisée, si les délais avant la tenue de l’assemblée générale permettent à l’émetteur de mettre en place une telle modalité de vote.

Elle leur recommande également d’informer directement par voie électronique (e-mail), lorsque l’adresse électronique est connue de l’émetteur, les actionnaires au nominatif des modalités particulières de vote et de tenue de l’assemblée générale. Cette information ne dispense toutefois pas du respect des obligations d’information des actionnaires au nominatif par voie postale auxquelles l’émetteur est tenu.

Informations à prévoir sur le site internet de l’émetteur

L’AMF recommande aux émetteurs :

  • - de mettre en évidence, sur la page d’accueil de leur site internet, un lien vers les pages du site internet dédiées à l’assemblée générale ;

  • - de mentionner sur les pages du site internet dédiées à l’assemblée générale, les informations appropriées concernant les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale et de participation des actionnaires ;

  • - d’informer sur leur site internet de l’existence d’une adresse e-mail dédiée aux questions des actionnaires relatives à l’assemblée générale.

Retransmission de l’assemblée générale en direct

L’AMF invite les émetteurs à retransmettre l’assemblée générale tenue à huis clos :

  • - en direct ;

  • - en format audio ou vidéo ;

  • - par diffusion en streaming ou par tout procédé de retransmission accessible aux actionnaires.

Cette retransmission doit être aisément accessible à l’ensemble des actionnaires à partir du site internet de l’émetteur.

A noter : Dans la mesure où les assemblées générales à huis clos ne permettent pas aux actionnaires de poser de questions orales pendant l’assemblée générale, il est recommandé d’accepter de recevoir et de traiter, dans la mesure du possible, les questions écrites des actionnaires envoyées à l’émetteur après la date limite prévue par les dispositions réglementaires.

Au terme de la retransmission en direct, l’AMF recommande aux émetteurs de maintenir en libre accès pour les actionnaires la vidéo de l’assemblée générale sur leur site internet, ainsi que d’y publier dès que possible le procès-verbal de l’assemblée.

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