Un décret adapte au contexte épidémique les règles de représentation des associés aux assemblées, facilite le vote par correspondance électronique et aménage les règles de composition du bureau des assemblées. Ces mesures d’exception s’appliquent jusqu’au 31 juillet 2020.
L’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 adaptant les règles de réunion et de délibération des assemblées des groupements privés au contexte de l’épidémie de Covid-19 vient d’être complétée, comme annoncé par celle-ci (art. 10), par un décret d’application qui en précise certaines dispositions (pour un commentaire de l’ordonnance, voir B. Dondero, Covid-19 : ordonnance adaptant les règles concernant assemblées et organes dirigeants des groupements privés).
Les mesures de ce décret, dont les plus techniques concernent les sociétés anonymes (SA), s’appliquent jusqu’au 31 juillet 2020 ; certaines sont entrées en vigueur rétroactivement depuis le 12 mars 2020 (Décret art. 13).
Nous présentons ci-après les plus importantes d’entre elles.
Délégation pour convoquer une assemblée à huis clos
Dans les sociétés et autres groupements privés où la convocation de l’assemblée relève, non pas de la compétence du représentant légal mais d’un autre organe (cas, par exemple, du conseil d’administration ou du directoire des SA ou encore, si les statuts le prévoient, du conseil d’administration des associations), l’ordonnance 2020-321 autorise, on le rappelle, cet organe à déléguer au représentant légal (dans les SA : directeur général ; président du directoire et directeurs généraux) sa compétence pour convoquer une assemblée « à huis clos », c’est-à-dire hors la présence physique des participants.
Dans ce cas, la délégation doit être établie par écrit (qu’il s’agisse d’un support papier ou électronique) et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire (Décret art. 2, applicable à partir du 12-4-2020 : cf. Décret art. 13).
Participation à l’assemblée
Les conditions dans lesquelles les associés d’une société ou les membres d’un autre groupement de droit privé informent la société ou le groupement qu’ils se font représenter à l’assemblée par un autre associé (ou membre) ou par un tiers peuvent être assouplies si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou, le cas échéant, le représentant légal agissant sur délégation de cet organe) le souhaite. En effet, le décret lui permet de décider que les associés ou membres peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation (art. 3, al. 2, applicable depuis le 12-3-2020).
Des aménagements sont apportés par l’article 6 du décret aux règles de représentation des actionnaires de SA à une assemblée tenue à huis clos (mesures applicables à compter du 12-4-2020 : cf. Décret art. 13).
Les mandats donnés avec indication de mandataire, y compris ceux donnés par voie électronique, peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée générale (Décret art. 6, 1o). Cette règle déroge à l’article R 225-80 du Code de commerce permettant aux instructions d’être transmises à la société par voie électronique jusqu’à la veille de l’assemblée, 15 heures.
Le mandataire a lui aussi jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée à huis clos pour adresser à la société (ou à l’intermédiaire habilité par celle-ci) par message électronique ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose (art. 6, 2o).
Lorsque le vote par correspondance à l’assemblée est autorisé (cas, par exemple, dans les SA mais pas dans les SARL), l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les associés ont la possibilité d’adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation (Décret art. 3, al. 1, applicable depuis le 12-3-2020).
En cas de tenue d’une assemblée de SARL ou de SA par visioconférence, la possibilité pour les associés de voter par des moyens électroniques de télécommunication permettant leur identification peut être décidée par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet (Décret art. 5, al. 1, applicable depuis le 12-3-2020).
Cette règle est aussi applicable aux assemblées d’obligataires et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital (art. 5, al. 2) mais pas aux assemblées d’associés d’autres sociétés, telles les sociétés par actions simplifiées.
Par dérogation au droit commun des assemblées de SA (C. com. art. R 225-85), un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut, sans qu’une clause statutaire n’ait à le prévoir, choisir un autre mode de participation à l’assemblée, sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec ceux prévus par les textes pour la prise en compte des instructions des actionnaires (Décret art. 7, al. 1, applicable depuis le 12-3-2020).
Les instructions précédentes sont alors révoquées (art. 7, al. 2, applicable depuis le 12-3-2020).
Bureau d’une assemblée à huis clos
Le décret adapte comme suit les règles de composition du bureau des assemblées à huis clos de SA, de société en commandite par actions et de société européenne (art. 8, applicable à compter du 12-4-2020). Ces mesures pourront être complétées par un prochain décret (art. 11).
Les participants à l’assemblée doivent être informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées en application de ces mesures (art. 8, III).
Si une assemblée d’actionnaires tenue à huis clos ne peut pas être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance (ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts), elle doit être présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux (Décret art. 8, I-1o).
Il appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou à son délégataire) de désigner deux scrutateurs, qu’il doit « s’efforcer » de choisir parmi les actionnaires. A défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires (Décret art. 8, I-2o).
Cette règle, applicable aux assemblées dont la convocation intervient après le 12 avril 2020 (art. 13), vaut aussi pour les assemblées d’obligataires et les assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital (art. 8, II).
Mentions du procès-verbal de la consultation
Lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) a décidé de tenir l’assemblée à huis clos ou de consulter les associés par écrit, le procès-verbal doit en faire état. En cas d’assemblée à huis clos, le procès-verbal doit aussi préciser « la nature de la mesure administrative » limitant ou interdisant les rassemblements collectifs par temps d’épidémie. On recommandera alors d’indiquer que l’assemblée s’est tenue à huis clos en raison de l’interdiction de réunion des associés en dehors de chez eux résultant du décret d’application de la loi sur l’état d’urgence sanitaire (Décret 2020-293 du 23-3-2020).